Ένα οργανόγραμμα κλειδιών ή σύστημα Master Key για επιχειρήσεις μικρού ή μεσαίου μεγέθους είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την ιεράρχηση της πρόσβασης στους διάφορους χώρους που τις φιλοξενούν. Το σύστημα αυτό απλοποιεί την καθημερινότητα όλων, καθώς περιορίζει τον αριθμό των κλειδιών που χρειάζονται στο ελάχιστο δυνατό. Επιπλέον, διασφαλίζει την ασφάλεια και την προστασία των χώρων που έχουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά έγγραφα ή εξοπλισμό. Ακολουθούν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα συστήματα Master Key για επιχειρήσεις.
Τα οφέλη ενός συστήματος Master Key για επιχειρήσεις
Το master key είναι ένα σύστημα για τον έλεγχο της πρόσβασης σε ορισμένους χώρους με τη χρήση κυλίνδρων ασφαλείας, για τους οποίους μόνο ορισμένα άτομα, ειδικά εξουσιοδοτημένα, έχουν το κλειδί. Η εγκατάσταση ενός τέτοιου συστήματος σε επιχειρήσεις με μικρό αριθμό δυναμικού, έχει δύο βασικά πλεονεκτήματα: βελτιώνει τη συνολική ασφάλεια των εγκαταστάσεων και περιορίζει την ανάγκη για την διανομή πολλών και διαφορετικών κλειδιών για το άνοιγμα της κάθε πόρτας.
Βελτίωση της ασφάλειας του προσωπικού και των εμπορευμάτων
Η δημιουργία ενός οργανογράμματος κλειδιών σε μικρές εταιρίες και επιχειρήσεις σας επιτρέπει να βελτιώσετε και να αυξήσετε την ασφάλεια κάθε επιμέρους χώρου της επιχείρησής σας, επιλέγοντας κύλινδρους με το ανάλογο επίπεδο ασφάλειας. Οι κύλινδροι διατίθενται σε βασικής, υψηλής και πολύ υψηλής ασφάλειας εκδόσεις, ώστε να παρέχουν αποτελεσματική προστασία ακόμα και για τα πιο ευαίσθητα σημεία πρόσβασης.
Ο τύπος του κλειδιού που συνοδεύεται από τον κύλινδρο είναι επίσης σημαντικός, καθώς συμβάλλει και αυτό στην αποτελεσματικότερη ασφάλεια της κλειδαριάς. Οι πιο βασικοί κύλινδροι διαθέτουν κλειδιά που μπορούν εύκολα να αναπαραχθούν σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής, ενώ οι κύλινδροι πολύ υψηλής ασφάλειας προσφέρουν προστασία αναπαραγωγής κλειδιών, με κάρτα ιδιοκτησίας.
Η ιεράρχηση της πρόσβασης που καθορίζεται στο σύστημα Master Key για επιχειρήσεις, παρέχει διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης στο προσωπικό της εταιρείας, ανάλογα με το ρόλο και την ιεραρχική τους θέση.
Για παράδειγμα, οι χώροι που φιλοξενούν πολύτιμο εξοπλισμό ή ευαίσθητα έγγραφα μπορεί να έχουν περιορισμένη πρόσβαση για την αποφυγή κλοπής. Ομοίως, τα δικαιώματα πρόσβασης μπορεί να είναι περιορισμένα σε χώρους όπου υπάρχουν κίνδυνοι για την προσωπική ασφάλεια, προλαμβάνοντας έτσι τα ατυχήματα.
Περιορισμός του αριθμού κλειδιών για κάθε μέλος του προσωπικού
Η άλλη μεγάλη πρόκληση κατά τη δημιουργία ενός βασικού οργανογράμματος σε μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση είναι η μείωση του αριθμού των κλειδιών που απαιτούνται για κάθε μέλος του προσωπικού. Αντί να υπάρχει μια πλήρης σειρά κλειδιών για να ανοίγουν οι πόρτες των διαφόρων χώρων, κάθε εργαζόμενος έχει ένα μόνο κλειδί. Αυτό του δίνει πρόσβαση στους χώρους στους οποίους είναι εξουσιοδοτημένος να εισέλθει μόνο και όχι σε άλλους. Για να επιτευχθεί αυτό το αποτέλεσμα, είναι απαραίτητο να σχεδιάσετε το οργανόγραμμα και να ορίσετε τα δικαιώματα πρόσβασης κάθε ατόμου.
Ιεράρχηση της πρόσβασης με βάση την εσωτερική οργάνωση της εταιρείας
Για να δημιουργηθεί ένα βασικό οργανόγραμμα κλειδιών ή σύστημα master key για μια μικρή επιχείρηση ή εταιρεία, το βασικό ερώτημα που πρέπει να τεθεί είναι ποιος επιτρέπεται να ανοίξει ποια πόρτα. Το πρώτο βήμα είναι να καταρτιστεί ένας κατάλογος όλων των σημείων πρόσβασης που κλείνουν με κύλινδρο ασφαλείας και να καθοριστεί ποιο άτομο έχει δικαίωμα να ανοίξει ποιον κύλινδρο. Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη το επίπεδο ευθύνης κάθε ατόμου στην ιεραρχία, για να αποφασίσετε ποια δικαιώματα πρόσβασης θα του ανατεθούν.
Τα συνηθέστερα οργανογράμματα που χρησιμοποιούνται σε μικρές και μεσαίες εταιρείες είναι διαγράμματα ροής κλειδιών με κλειδί γενικής πρόσβασης master ή διαγράμματα ροής κλειδιών με ένα κλειδί γενικής πρόσβασης master και κλειδιά μερικής πρόσβασης. Ο κάτοχος ενός κλειδιού master μπορεί να ανοίξει όλους τους κυλίνδρους του διαγράμματος. Επομένως, έχει τα πιο εκτεταμένα δικαιώματα πρόσβασης και μπορεί να εισέλθει σε όλους τους κλειδωμένους χώρους της επιχείρησης. Οι κάτοχοι μερικών αδειών έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε μια ομάδα χώρων που ορίζονται ανάλογα με το ιεραρχικό τους επίπεδο ή/και τη λειτουργία των χώρων.
Το βασικό οργανόγραμμα σε πολύ μικρές επιχειρήσεις
Μια πολύ μικρή επιχείρηση, χαρακτηρίζεται από ένα εργατικό δυναμικό μικρότερο των 10 ατόμων. Πολύ συχνά, η οργάνωση αυτού του τύπου δομής είναι πολύ απλή. Ο ιδιοκτήτης βρίσκεται στην κορυφή της επιχείρησης και δεν υπάρχει ενδιάμεσο προσωπικό διοίκησης μεταξύ αυτού και των εργαζομένων.
Ωστόσο, το βασικό οργανόγραμμα είναι χρήσιμο για επιχειρήσεις με χώρους που πρέπει να προστατευθούν: μια αποθήκη, ένα εργαστήριο παραγωγής, το γραφείο του διευθυντή κλπ. Κατ’ αρχήν, το οργανόγραμμα για μια πολύ μικρή επιχείρηση είναι εξαιρετικά απλό, καθώς καλύπτεται με τη δημιουργία ενός μόνο κλειδιού γενικής πρόσβασης master.
Οι εργαζόμενοι έχουν κλειδιά για να έχουν πρόσβαση στο χώρο εργασίας τους, όπως το εργαστήριο, τα γραφεία ή η αποθήκη, καθώς και στους κοινόχρηστους χώρους: αίθουσα διαλείμματος, αποδυτήρια, κεντρική είσοδος κ.ά. Ωστόσο, τα κλειδιά τους δεν τους παρέχουν πρόσβαση σε όλους τους χώρους. Για παράδειγμα, τα κλειδιά των υπαλλήλων δεν μπορούν να ανοίξουν το γραφείο του προϊσταμένου. Ο προϊστάμενος έχει ένα γενικό πάσο που του επιτρέπει να ανοίγει το γραφείο του, αλλά και όλες τις υπόλοιπες πόρτες της εταιρείας.
Το βασικό οργανόγραμμα σε μια μικρομεσαία επιχείρηση (ΜμΕ)
Με δυναμικό έως 249 υπαλλήλους, μια ΜμΕ είναι συνήθως δομημένη σε διάφορα τμήματα. Υπάρχει ένα τμήμα πωλήσεων, υπεύθυνο για τις σχέσεις με τους πελάτες, υπό την εποπτεία ενός διευθυντή πωλήσεων. Η επιχείρηση διαθέτει επίσης διοικητικά τμήματα, όπως το λογιστήριο και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Και εδώ, υπάρχουν προϊστάμενοι που επιβλέπουν τις ομάδες. Το τεχνικό τμήμα μπορεί να περιλαμβάνει ένα εργαστήριο κατασκευής, το τμήμα εξυπηρέτησης και τεχνικής υποστήριξης και μια αποθήκη. Τέλος, η δομή μπορεί επίσης να διαθέτει τα δικά της τμήματα μάρκετινγκ και πληροφορικής, τα οποία μπορεί να εμπλέκονται και να συνεργάζονται με όλα τα άλλα τμήματα της εταιρείας.
Το βασικό οργανόγραμμα κλειδιών μιας μικρομεσαίας επιχείρησης λαμβάνει υπόψη αυτή τη λειτουργική οργάνωση και εσωτερική ιεραρχία, έτσι ώστε κάθε διευθυντής τμήματος να έχει πρόσβαση όχι μόνο στο δικό του γραφείο, αλλά και στον ευρύτερο χώρο του προσωπικού που διοικεί, καθώς και στους επιμέρους χώρους που αφορούν το τμήμα. Για παράδειγμα, ο προϊστάμενος του τεχνικού τμήματος έχει ένα κλειδί που ανοίγει το γραφείο του, καθώς και τα γραφεία των τεχνικών του, το κατάστημα και το εργαστήριο. Αυτό του δίνει μερική πρόσβαση.
Ένας τεχνικός έχει πρόσβαση στο δικό του γραφείο καθώς και στο εργαστήριο κατασκευής, αλλά όχι στα γραφεία των συναδέλφων του ή του προϊσταμένου του, και όχι απαραίτητα στο κατάστημα. Ο υπεύθυνος συντήρησης, από την άλλη πλευρά, μπορεί να έχει εκτεταμένη πρόσβαση χάρη σε ένα μερικό πάσο, δεδομένου ότι η δραστηριότητά του αφορά τα διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Είναι πιθανό να του επιτραπεί η είσοδος στο κατάστημα, στο εργαστήριο και στα διάφορα γραφεία, με εξαίρεση το γραφείο του διευθυντή. Ο διευθυντής θα έχει ένα γενικό πάσο master, που θα του επιτρέπει την πρόσβαση σε όλους τους χώρους.
Θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των κλειδιών για να απλοποιήσετε την καθημερινή εργασία των ομάδων σας, ενισχύοντας παράλληλα την ασφάλεια των χώρων της εταιρείας σας; Το κατάστημα Fernand έχει την ιδανική λύση για εσάς, καθώς διαθέτει κυλίνδρους ασφαλείας που μπορούν να ενταχθούν σε ένα σύστημα master key. Οι ειδικοί μας είναι πάντοτε στη διάθεσή σας για να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε το οργανόγραμμα κλειδιών που εξυπηρετεί τις ανάγκες της μικρής ή μεσαίας επιχείρησής σας.